Sur XPERT, vous avez la possibilité d’ajouter des photos pour illustrer vos questions ou décrire des situations dangereuses. Pour cela, suivez ces étapes :

• Accédez à l’outil voulu, dans cet exemple, nous utiliserons XPERT Santé Sécurité.
• Sélectionnez l’entreprise où vous souhaitez ajouter des photos.

• Dans le menu “Sites”, choisissez le site voulu en cliquant sur le bouton d’accès correspondant à votre site.

• Une fois dans le tableau de bord de votre site, vous pouvez via le bandeau de gauche sélectionner “Diagnostic”.

• Vous êtes désormais sur le diagnostic de votre site.

Sélectionnez la question ou la situation dangereuse que vous souhaitez illustrer avec une photo.

• Vous devrez maintenant cliquer sur le bouton “Photos” en haut de votre écran.

• Vous pouvez maintenant ajouter vos photos.

Vous pouvez ajouter 50 images maximum par diagnostic et 3 images maximum par question/situation dangereuse.

Les photos seront également visibles tout en bas de la page Tableau de Bord.

Un point d’archive est créé lorsque la mise à jour des profils est réalisée.

Une version d’archive permet de revenir en arrière sur votre diagnostic/plan d’action.

Dans Xpert, vous pouvez :

• Voir une version archivée pour consulter les données de la version
• Attribuer une version archivée pour remplacer la version actuelle

Il arrive que les diagnostics pour plusieurs sites soient ressemblants.

Dans le but de vous faire gagner du temps, vous pouvez dupliquer un diagnostic déjà existant.

Vous avez la possibilité d’imprimer votre diagnostic au format PDF ou Word.

Il est possible de planifier une ou plusieurs actions en même temps.

Si vous êtes bloqué en local avec une licence que vous ne souhaitez plus utiliser, suivez simplement ces étapes :

• Commencez tout d’abord par accéder à ce lien pour XPERT Santé Sécurité : http://127.0.0.1/xpertenligne/v2/tool/start/EVRP

• Pour XPERT Environnement : http://127.0.0.1/xpertenligne/v2/tool/start/AE

• Pour XPERT Conformité : http://127.0.0.1/xpertenligne/v2/tool/start/ADT

• Il vous suffit de modifier le nom de l’outil à la fin du lien pour effectuer la transition d’un outil à l’autre.

• Remplissez toutes les informations nécessaires
• Utilisez XPERT

Pour retrouver votre numéro de licence, suivez ces étapes simples :

1. Cliquez sur l’onglet “Paramètres” dans le menu principal.
2. Ensuite, naviguez vers la section “Licence et Connexion”.
3. Vous y trouverez votre numéro de licence affiché et prêt à être consulté.

C’est tout ! Vous avez maintenant retrouvé votre numéro de licence.

Si vous désirez supprimer un site sur l’un de vos outils XPERT, voici la marche à suivre :

• Pour commencer, accédez à l’outil que vous souhaitez utiliser et cliquez sur le bouton “Entreprise”.

• Lorsque toutes vos entreprises s’affichent, accédez aux sites associés à l’entreprise désirée.

• Repérez le site que vous souhaitez supprimer et cliquez sur le bouton “Voir”.

• Dans la section “INFORMATIONS”, cliquez sur “Supprimer”.

• Ensuite, veuillez confirmer la suppression de votre site.

• Votre site a bien été supprimé.

Découvrez toutes les réponses à vos questions sur l’utilisation de l’accès formation en cliquant sur le bouton ci-dessous.

Quand vous ajoutez un nouveau client dans les outils de la gamme Xpert, la procédure se fait en deux étapes. Il faut d’abord créer le client qui représente la base puis un ou plusieurs sites. Un diagnostic par site est réalisé.

• Pour créer un client il suffit de cliquer sur le bouton client de la page d’accueil et compléter le formulaire en saisissant les champs obligatoires (Société, code postal, pays, email principal) puis Enregistrer. A tout moment vous pouvez agrémenter en complétant à nouveau le formulaire en cliquant sur le bouton Modification de la page d’accueil (Étape 1)
• Pour créer un ou plusieurs sites, il faut passer à l’étape 2 et cliquer sur Ajouter. Dans ce formulaire il faut également saisir les informations clés :
  • Sélectionner un auditeur si il n’y en a pas il faut en ajouter un en cliquant sur Ajoute/Modifier .
  • Mettre une date pour le diagnostic soit en la saisissant soit en cliquant sur l’icône calendrier.
  • Saisir le SIRET de l’entreprise (nombre à 14 chiffres). Vous pouvez le trouver sur www.societe.com si vous avez le nom. Sinon il est possible d’avoir une version temporaire du diagnostic en saisissant 11111111111111.
  • Le responsable sécurité est un champs obligatoire
• Dès que ces informations au minimum sont entrées vous faites Enregistrer. Comme pour l’étape 1 vous pouvez modifier les informations du site en cliquant sur Modification.

Pour mettre un diagnostic Xpert hors connexion, il faut préalablement avoir installé Xpert en local sur votre ordinateur et en avoir activé la licence.

Vos dossiers en ligne peuvent être rapatriés en local pour travailler sans connexion. Pour cela, accédez à votre Xpert en local.

Cliquez sur :

En ligne, sélectionnez le client / Site dans la liste. Puis, récupérer le dossier en local :

Suite au chargement, le dossier est accessible en local et bloqué en ligne.

Il existe deux endroits où vous pouvez suivre l’avancement d’un plan d’action, soit dans la plateforme PIGMA, soit dans l’outil XPERT.

Consulter le plan d’action via PIGMA

• Commencez par vous rendre sur PIGMA et allez dans ‘’Plan d’action’’.

Vous avez accès à votre plan d’action (si client) ou à la liste de tous les plans d’action (si conseiller). Chaque ligne affiche des informations telles que l’avancement et la date de planification dans l’onglet. Vous avez ainsi la possibilité

Consulter le plan d’action via XPERT V1

• Commencez par vous rendre sur votre outil en V1

• Sélectionnez le dossier désiré et cliquez sur ‘’Plan d’action’’.

Dans l’outil Xpert, sur la page d’accueil, en allant dans ‘’Suivi’’ et en cliquant sur ‘’Validation des actions’’, la liste de toutes les actions planifiées, reportées et réalisées apparaît. Dans cette interface, vous avez la possibilité de valider vos actions.

Il est important de noter qu’une sauvegarde du diagnostic sera réalisée au préalable avant toute validation d’action.

Consulter le plan d’action via XPERT V2

• Commencez par vous rendre sur votre outil en V1

• Sélectionnez le dossier désiré et cliquez sur ‘’Plan d’action’’ dans le menu latéral gauche.

Une fois cette étape accomplie, vous aurez la possibilité de consulter et de modifier la détermination ainsi que le suivi de ce dernier.

Dans certains outils de la gamme Xpert comme Santé Sécurité, il arrive que l’on fasse des dossiers trop volumineux avec beaucoup d’unités de travail et pour chaque profil beaucoup trop d’informations et de photos.

Voici quelques pistes pour faire des dossiers plus légers et donc plus rapides à éditer :

• L’utilisation des photos est à limiter à une trentaine pas dossier maximum c’est juste pour agrémenter le document final.
• Il faut éviter de mettre plus de 5 ou 6 profils par diagnostic. Si vous en voulez davantage, il faut repenser votre entreprise : vous pouvez fragmenter votre dossier en deux sites ou plus (avec le même SIRET).
• Il faut éviter de copier/coller des pages entières de documents extérieurs dans les zones de commentaire, dans le détail des questions ou dans le plan d’action. Privilégiez les liens hypertextes ou résumez en quelques mots.

Dans certaines situations, si vous ne parvenez pas à retrouver le diagnostic d’un client (en tant que conseiller) ou s’il n’apparaît pas dans Pigma (onglet Administration, Outils ou Plan d’action), vous pouvez suivre ces étapes :

1. Dossier Absent dans Pigma :
   • Si le dossier n’est pas en ligne, connectez-vous à l’outil “local” et vérifiez que le client existe bien. Exportez le dossier si vous êtes conseiller.
   • Pour le client, contactez son conseiller pour vérifier cette démarche.
2. Cas dans Xpert :
   • Si le dossier “en local” n’existe pas dans Xpert, mais vous savez que le diagnostic a été créé, contactez le référent ou le système informatique de la structure pour demander un transfert de dossiers.
3. Demande d’Assistance :
   • Si le diagnostic ne peut être retrouvé après avoir suivi les étapes 1 et 2, mais que vous connaissez le numéro SIRET, demandez une assistance. Nous archivons tous les dossiers depuis 2011 pour faciliter la recherche.

En résumé, ces étapes visent à localiser le dossier du client, que ce soit en le récupérant localement, en demandant un transfert, ou en sollicitant une assistance pour retrouver les archives.

Si un jour vous oubliez vos identifiants de connexion à la plateforme Pigma, ne vous inquiétez pas, voici les étapes à suivre :

1. Rendez-vous sur la page d’accueil de Pigma.
2. Cliquez sur “Mot de passe perdu” et saisissez votre adresse e-mail.

2. Si vous êtes conseiller : utilisez l’adresse e-mail enregistrée lors de l’inscription de votre licence.
3. Si vous êtes client : entrez votre numéro SIRET.
4. Cliquez sur “Envoyer”.

Si votre compte est associé à plusieurs licences ou si vous avez plusieurs rôles (comme conseiller et référent), vous devrez double-cliquer sur la ligne correspondante.

Un e-mail vous sera alors automatiquement envoyé contenant un lien pour définir un nouveau mot de passe.

Après avoir installé l’outil, vous devrez enregistrer votre licence. Pendant ce processus, vous pourriez rencontrer certains messages d’erreur du serveur :

• ‘’Licence non référencée’’ : cela signifie que la licence que vous avez saisie n’existe pas dans notre base de données.
• ‘’Licence déjà activée’’ : cela indique que la licence est déjà utilisée par un autre conseiller.

Dans l’un ou l’autre de ces cas, veuillez contacter votre service informatique ou le référent de l’outil que vous souhaitez utiliser.

Si vous installer plusieurs outils, un message pourrait vous informer que vous êtes déjà enregistré dans la base de données de notre extranet. Dans ce cas, vous devez vous connecter avec vos identifiants PIGMA habituels (conseilxpert.fr). Cela permet de centraliser l’accès à différents outils sous un seul et même compte.

Il est possible qu’un dossier ait été créé dans le passé avec un nom spécifique (client + site), et qu’à un moment donné, le nom a changé. Si vous souhaitez retrouver le bon dossier, suivez ces étapes :

• Si vous êtes conseiller, assurez-vous que le dossier que vous recherchez est en ligne.

• Accédez à l’onglet ‘’Plan d’action de Pigma’’, choisissez votre outil et triez la liste avec le SIRET. Vous pourrez retrouver l’ancien nom du dossier

• Ensuite, dans l’outil Xpert, vous n’avez plus qu’à modifier les informations du dossier pour modifier le nom de ce dernier.

Si vous souhaitez désactiver une licence XPERT, veuillez-vous adresser à votre service informatique ou au référent de l’outil Xpert concerné. Dans son espace dédié, il pourra désactiver la licence.

⚠️ En tant que prérequis, il est nécessaire de transférer tous les dossiers du conseiller vers une autre licence du domaine concerné avant de procéder à la désactivation de la licence.

• Sur PIGMA, accédez à l’onglet “Administration”, puis à “Gestion des licences”. Cliquez sur le numéro de licence que vous souhaitez désactiver.

• Dans la fenêtre qui s’ouvre, appuyez sur le bouton “Désactivation”.

• Après avoir désactivé la licence, une nouvelle ligne apparaîtra dans l’historique de la licence, et dans la colonne “Commentaire”, le terme “Départ” sera affiché.

Pour désinstaller proprement XPERT de votre ordinateur, veuillez suivre ces étapes.

• Avant tout, assurez-vous de passer tous vos dossiers stockés en mode déconnecté vers le mode en ligne. Sinon, les dossiers qui restent en mode déconnecté seront perdus.

Une fois cela fait, vous pouvez alors fermer l’application XPERT.

• Ouvrez votre explorateur de fichiers, naviguez jusqu’à “Ce PC”, puis accédez à “Windows-SSD”.

• Une fois dans “Windows-SSD”, ouvrez le dossier nommé “Wamp”.

• Il vous faut maintenant trouver le fichier ‘’unins000’’ et l’exécuter. Au besoin, n’hésitez pas à vous servir de la barre de recherche en haut de page.

• Acceptez ou validez tous les messages qui s’affichent sur votre écran.

• XPERT a été correctement désinstallé de votre poste de travail. Cependant, vous devez retourner dans le dossier Wamp pour supprimer manuellement les fichiers restants.

• Une erreur s’affichera sur votre écran indiquant qu’un des fichiers est ouvert dans un autre programme, cliquez sur “Ignorer” puis ouvrez le fichier.

• Après avoir ouvert le fichier, effectuez la même procédure que précédemment pour supprimer tous les éléments restants.

• Répétez la même opération pour supprimer les éléments du fichier nommé “PerigXPert_RM”.

• Continuez avec la même procédure une dernière fois pour supprimer les éléments du dossier “Artichow”.

XPERT et tous ses éléments associés ont été entièrement retirés de votre ordinateur.

Dans la plateforme Pigma et lorsque vous vous connectez avec les accès référent, vous avez une fonctionnalité d’administration.

Elle vous permet de suivre vos conseillers, les licences, le transfert de dossiers, avoir des indicateurs et produire des documents de synthèse.

Voici très succinctement les fonctions :

• La Gestion des conseillers est utile pour filtrer la liste de toutes les licences des outils et pour les réinstallations de licence sur des nouveaux postes ou pour un départ.
• La Gestion des licences permet de visualiser le statut de toutes les licences, accéder aux informations de la licence et du conseiller et connaître d’autres informations comme la version de l’outil Xpert par exemple ; vous pouvez également ajouter des licences
• La Gestion de groupe permet de créer des groupes de conseillers ou clients afin de publier des fichiers. Attention les infos des membres d’un groupe se voient dans les contacts .
• Le transfert de plan d’action permet de partager son plan d’action avec un autre conseiller du même groupe
• Le suivi des dossiers est un tableau d’indicateurs sur l’ensemble du portefeuille des dossiers avec des filtres par outil et on peut générer des documents
• Le transfert de dossiers permet de couper / coller un dossier d’un conseiller vers un autre, le dossier disparaît donc de l’origine et il faut que le dossier soit en ligne.
• Le plan d’actions voir la question “Comment suivre les actions planifiées d’un diagnostic ?”

Le système documentaire est une fonctionnalité interne de la plateforme permettant de stocker et diffuser des documents.

Seuls les référents et administrateurs peuvent publier des fiches pour les clients et conseillers. Les clients et les conseillers peuvent joindre des fichiers à travers l’arborescence des documents avec leurs droits d’accès spécifiques.

1. Pour ajouter une fiche il faut faire un clique droit sur un dossier et cliquer sur ajouter une fiche puis saisir les informations dans le formulaire et joindre des fichiers éventuellement.
2. Vous pouvez à l’ensemble des documents joints sur les différentes fiches d’un dossier en cliquant sur Accéder à vos document en bas à gauche.
   • pour ajouter un document il faut cliquer sur choisissez un fichier et parcourir le répertoire dans lequel vous voulez joindre les fichiers dans une fiche précise et choisir les clients qui pourront y accéder et envoyer.
3. Dans les fiches, vous avez des fonctions permettant de modifier, supprimer des documents joints (icônes crayon et poubelle)

1. Connectez-vous sur PIGMA (https://www.conseilxpert.fr/), dans la section “Administration“.

• Vous aurez la possibilité de visualiser tous les clients qui sont associés à votre licence. Depuis cet espace, vous pouvez attribuer les accès souhaités.

• XPERT : donner accès à l’application pour consulter/gérer son diagnostic : https://www.conseilxpert.fr/xpertenligne/v2/auth/login/
• Pigma : donner accès au système documentaire et à l’espace de connexion : https://www.conseilxpert.fr/
• Mail : Recevoir les notifications par mail des échéances du plan d’action

Si votre client doit gérer son accès en autonomie, cochez les 3 cases afin qu’il puisse également recevoir les alertes sur les échéances de ces actions.

Si vous accompagnez votre client dans le cadre d’une formation, cochez les 2 premières cases Xpert et Pigma.

• Afin que votre client puisse configurer son accès, cliquez sur le crayon pour pouvoir indiquer son adresse mail

• Puis cliquez sur l’enveloppe pour envoyer le mail de récupération du mot de passe.

• Dans l’e-mail, le client trouvera son identifiant (qui correspond à son SIRET), et en cliquant le lien fourni, il pourra modifier son mot de passe.

• Votre accès client est maintenant ouvert.

Il existe deux endroits où vous pouvez suivre l’avancement d’un plan d’action, soit dans la plateforme PIGMA, soit dans l’outil XPERT.

Consulter le plan d’action via PIGMA

• Commencez par vous rendre sur PIGMA et allez dans ‘’Plan d’action’’.

Vous avez accès à votre plan d’action (si client) ou à la liste de tous les plans d’action (si conseiller). Chaque ligne affiche des informations telles que l’avancement et la date de planification dans l’onglet. Vous avez ainsi la possibilité

Consulter le plan d’action via XPERT V1

• Commencez par vous rendre sur votre outil en V1

• Sélectionnez le dossier désiré et cliquez sur ‘’Plan d’action’’.

Dans l’outil Xpert, sur la page d’accueil, en allant dans ‘’Suivi’’ et en cliquant sur ‘’Validation des actions’’, la liste de toutes les actions planifiées, reportées et réalisées apparaît. Dans cette interface, vous avez la possibilité de valider vos actions.

Il est important de noter qu’une sauvegarde du diagnostic sera réalisée au préalable avant toute validation d’action.

Consulter le plan d’action via XPERT V2

• Commencez par vous rendre sur votre outil en V1

• Sélectionnez le dossier désiré et cliquez sur ‘’Plan d’action’’ dans le menu latéral gauche.

Une fois cette étape accomplie, vous aurez la possibilité de consulter et de modifier la détermination ainsi que le suivi de ce dernier.

Il peut arriver qu’un plan d’action du diagnostic d’un client apparaît plusieurs fois avec des doublons dans les actions, des échéances et planifications.

C’est souvent provoqué par le transfert d’un dossier Xpert entre deux conseillers. Le diagnostic initial garde le même SIRET mais la licence est différente donc à l’exportation une nouvelle instance est crée sur la plateforme.

Pour y remédier il faut supprimer tous les plan d’actions connus dans Pigma (en s’assurant au préalable que les actions n’ont plus de liens avec le diag xpert) en allant dans l’onglet Plan d’action puis choix de l’outil :

• Un tableau apparaît avec la liste des clients et dans la première colonne cliquer sur Liste des diagnostics (icône en jaune)

• Puis dans la modal qui apparaît cliquer sur Supprimer à la ligne du diagnostic autant de fois qu’il y a de n-uplet
• Ensuite retourner dans l’outil Xpert en ligne et réexporter le diagnostic

Dans certaines situations, si vous ne parvenez pas à retrouver le diagnostic d’un client (en tant que conseiller) ou s’il n’apparaît pas dans Pigma (onglet Administration, Outils ou Plan d’action), vous pouvez suivre ces étapes :

1. Dossier Absent dans Pigma :
   • Si le dossier n’est pas en ligne, connectez-vous à l’outil “local” et vérifiez que le client existe bien. Exportez le dossier si vous êtes conseiller.
   • Pour le client, contactez son conseiller pour vérifier cette démarche.
2. Cas dans Xpert :
   • Si le dossier “en local” n’existe pas dans Xpert, mais vous savez que le diagnostic a été créé, contactez le référent ou le système informatique de la structure pour demander un transfert de dossiers.
3. Demande d’Assistance :
   • Si le diagnostic ne peut être retrouvé après avoir suivi les étapes 1 et 2, mais que vous connaissez le numéro SIRET, demandez une assistance. Nous archivons tous les dossiers depuis 2011 pour faciliter la recherche.

En résumé, ces étapes visent à localiser le dossier du client, que ce soit en le récupérant localement, en demandant un transfert, ou en sollicitant une assistance pour retrouver les archives.

Si un jour vous oubliez vos identifiants de connexion à la plateforme Pigma, ne vous inquiétez pas, voici les étapes à suivre :

1. Rendez-vous sur la page d’accueil de Pigma.
2. Cliquez sur “Mot de passe perdu” et saisissez votre adresse e-mail.

2. Si vous êtes conseiller : utilisez l’adresse e-mail enregistrée lors de l’inscription de votre licence.
3. Si vous êtes client : entrez votre numéro SIRET.
4. Cliquez sur “Envoyer”.

Si votre compte est associé à plusieurs licences ou si vous avez plusieurs rôles (comme conseiller et référent), vous devrez double-cliquer sur la ligne correspondante.

Un e-mail vous sera alors automatiquement envoyé contenant un lien pour définir un nouveau mot de passe.

Il est possible qu’un dossier ait été créé dans le passé avec un nom spécifique (client + site), et qu’à un moment donné, le nom a changé. Si vous souhaitez retrouver le bon dossier, suivez ces étapes :

• Si vous êtes conseiller, assurez-vous que le dossier que vous recherchez est en ligne.

• Accédez à l’onglet ‘’Plan d’action de Pigma’’, choisissez votre outil et triez la liste avec le SIRET. Vous pourrez retrouver l’ancien nom du dossier

• Ensuite, dans l’outil Xpert, vous n’avez plus qu’à modifier les informations du dossier pour modifier le nom de ce dernier.