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Extranet Pigma (8)

Dans la plateforme Pigma et lorsque vous vous connectez avec les accès référent, vous avez une fonctionnalité d’administration.

Elle vous permet de suivre vos conseillers, les licences, le transfert de dossiers, avoir des indicateurs et produire des documents de synthèse.

Voici très succinctement les fonctions :

  • La Gestion des conseillers est utile pour filtrer la liste de toutes les licences des outils et pour les réinstallations de licence sur des nouveaux postes ou pour un départ.
  • La Gestion des licences permet de visualiser le statut de toutes les licences, accéder aux informations de la licence et du conseiller et connaître d’autres informations comme la version de l’outil Xpert par exemple ; vous pouvez également ajouter des licences
  • La Gestion de groupe permet de créer des groupes de conseillers ou clients afin de publier des fichiers. Attention les infos des membres d’un groupe se voient dans les contacts .
  • Le transfert de plan d’action permet de partager son plan d’action avec un autre conseiller du même groupe
  • Le suivi des dossiers est un tableau d’indicateurs sur l’ensemble du portefeuille des dossiers avec des filtres par outil et on peut générer des documents
  • Le transfert de dossiers permet de couper / coller un dossier d’un conseiller vers un autre, le dossier disparaît donc de l’origine et il faut que le dossier soit en ligne.
  • Le plan d’actions voir Faq

Le système documentaire est une fonctionnalité interne de la plateforme permettant de stocker et diffuser des documents.

Seuls les référents et administrateurs peuvent publier des fiches pour les clients et conseillers. Les clients et les conseillers peuvent joindre des fichiers à travers l’arborescence des documents avec leurs droits d’accès spécifiques.

  1. Pour ajouter une fiche il faut faire un clique droit sur un dossier et cliquer sur ajouter une fiche puis saisir les informations dans le formulaire et joindre des fichiers éventuellement.
  2. Vous pouvez à l’ensemble des documents joints sur les différentes fiches d’un dossier en cliquant sur Accéder à vos document en bas à gauche.
    • pour ajouter un document il faut cliquer sur choisissez un fichier et parcourir le répertoire dans lequel vous voulez joindre les fichiers dans une fiche précise et choisir les clients qui pourront y accéder et envoyer.
  3. Dans les fiches, vous avez des fonctions permettant de modifier, supprimer des documents joints (icônes crayon et poubelle)

Il existe deux cas de figure pour importer un dossier d’un autre conseiller dans un outil de la gamme Xpert. Soit le diagnostic a été réalisé par un collègue de votre « entité » (même référent), soit il vient d’une autre entité.

  1. Si le dossier doit être transféré, il faut se mettre en relation avec le référent de l’outil Xpert. Dans Pigma onglet administration il va migré le dossier dans une interface prévue à cet effet par contre il faut que le dossier soit en ligne.
  2. Si le dossier vient d’une autre entité, vous devez le faire manuellement dans l’outil Xpert. Il faut cliquer sur Configuration dans dans la page d’accueil puis Administration + Importer un dossier et cliquer sur Exécuter. Le format du fichier est .zip.

Il existe deux endroits dans lesquels vous pouvez suivre l’avancement d’un plan d’action, soit dans la plateforme Pigma, soit dans l’outil Xpert.

  1. Dans la plateforme Pigma onglet Plan d’action, vous avez accès à votre plan d’action (si client) ou à la liste de tous les plans d’action (si conseiller). Chaque ligne affiche des informations dont l’avancement et la date de planification. Vous pouvez donc réaliser ou reporter une action et une notification vous sera envoyée.
  2. Dans l’outil Xpert page d’accueil, aller dans suivi et cliquer sur validation des actions. La liste de toutes les actions planifiés, reportés, réalisés apparaît et dans cette interface vous pouvez valider vos actions. Une sauvegarde du diagnostic sera réalisée au préalable.

Il peut arriver qu’un plan d’action du diagnostic d’un client apparaît plusieurs fois avec des doublons dans les actions, des échéances et planifications.

C’est souvent provoqué par le transfert d’un dossier Xpert entre deux conseillers. Le diagnostic initial garde le même SIRET mais la licence est différente donc à l’exportation une nouvelle instance est crée sur la plateforme.

Pour y remédier il faut supprimer tous les plan d’actions connus dans Pigma (en s’assurant au préalable que les actions n’ont plus de liens avec le diag xpert) en allant dans l’onglet Plan d’action puis choix de l’outil :

  • Un tableau apparaît avec la liste des clients et dans la première colonne cliquer sur Liste des diagnostics (icône en jaune)
  • Puis dans la modal qui apparaît cliquer sur Supprimer à la ligne du diagnostic autant de fois qu’il y a de n-uplet
  • Ensuite retourner dans l’outil Xpert en ligne et réexporter le diagnostic

Dans certaines situations vous ne retrouvez plus le diagnostic d’un client (si conseiller) ou du moins il n’apparaît pas, ou si vous êtes client que faire ?

  1. dans Pigma (onglet Administration, Outils ou Plan d’action) le dossier est absent. Dans ce cas il se peut que le dossier ne soit pas en ligne. Il faut donc se connecter à son outil « local » vérifier que le client existe bien et l’exporter (pour le conseiller) et pour le client il faut contacter son conseiller pour vérifier cette démarche.
  2. Dans Xpert il se peut que le dossier « en local » n’existe pas mais on est sur que le diagnostic a été créé. Il faut donc contacter le référent ou le système informatique de sa structure pour demander un transfert de dossiers (voir cette faq pour le transfert)
  3. Si vous ne trouvez pas sa trace en ayant fait les étapes 1 et 2 mais que vous connaissez le siret il faut nous faire une assistance car nous archivons tous les dossiers depuis 2011 pour tenter de le retrouver.
Tag: Bug

Il se peut qu’un jour vous ne vous rappelez plus de vos paramètres de connexions à la plateforme Pigma.

Pas de panique ! vous pouvez facilement y remédier en allant sur la page d’accueil de Pigma puis suivre ces quelques étapes :

  • cliquer sur Mot de passe perdu et fournir votre adresse mail du moins celle que vous avez utilisé lors de l’inscription de votre licence (si conseiller) ou de votre siret (si client) puis cliquer sur Envoyer.
  • Si il existe plusieurs licences associées à votre compte ou si vous avez plusieurs rôles (conseiller + référent par ex) il faut double cliquer sur la ligne adéquate.
  • Un mail vous sera envoyé automatiquement dans lequel vous aurez un lien à cliquer pour définir un nouveau mot de passe.
Tag: Bug

Il est possible que dans le passé un dossier a été créé (en formation collective par exemple) avec un nom spécifique (client + site) et qu’un jour le nom a changé et que vous souhaitez retrouver le bon dossier.

Si vous êtes conseiller il faut que le dossier à chercher soit en ligne et aller dans l’onglet Plan d’action de Pigma en triant la liste avec le SIRET. Vous allez retrouver l’ancien nom.

Puis dans l’outil Xpert vous n’avez plus qu’à modifier les informations.

Outil Xpert (15)

Quand vous ajoutez un nouveau client dans les outils de la gamme Xpert, la procédure se fait en deux étapes. Il faut d’abord créer le client qui représente la base puis un ou plusieurs sites. Un diagnostic par site est réalisé.

  • Pour créer un client il suffit de cliquer sur le bouton client de la page d’accueil et compléter le formulaire en saisissant les champs obligatoires (Société, code postal, pays, email principal) puis Enregistrer. A tout moment vous pouvez agrémenter en complétant à nouveau le formulaire en cliquant sur le bouton Modification de la page d’accueil (Étape 1)
  • Pour créer un ou plusieurs sites il faut passer à l’étape 2 et cliquer sur Ajouter. Dans ce formulaire il faut également saisir les informations clés :
    • Sélectionner un auditeur si il n’y en a pas il faut en ajouter un en cliquant sur Ajoute/Modifier .
    • Mettre une date pour le diagnostic soit en la saisissant soit en cliquant sur l’icône calendrier.
    • Saisir le SIRET de l’entreprise (nombre à 14 chiffres). Vous pouvez le trouver sur ce site si vous avez le nom. Sinon il est possible d’avoir une version temporaire du diagnostic en saisissant 11111111111111.
    • Le responsable sécurité est un champs obligatoire également
  • Dès que ces informations au minimum sont entrées vous faites Enregistrer. Comme pour l’étape 1 vous pouvez modifier les informations du site en cliquant sur Modification.
Tag: Bug

Pour installer un outil de la gamme Xpert sur votre ordinateur personnel il faut télécharger puis exécuter les deux fichiers suivants en respectant l’ordre d’installation :

  • Cliquez sur ce lien, une fenêtre va s’ouvrir puis exécuter le fichier. C’est l’installation de base de l’outil avec toutes ses dépendances.
  • Ensuite, cliquez sur ce lien pour installer la dernière version de la gamme Xpert (outils et profils à jour)

Enregistrement de la licence dans l’outil (il faudra bien sûr demander à son service informatique ou au référent une licence préalablement)

  • Ouvrir l’outil en utilisant le raccourci sur le bureau ou via les favoris sur votre navigateur (Chrome, Firefox, IE)
  • Cliquez sur procéder à la mise à jour et patientez durant la mise à jour des bases de données (plusieurs minutes) .
  • Complétez le formulaire d’enregistrement (informations personnelles ainsi que la licence). Cet enregistrement nécessite d’être connecté à internet.
PRE REQUIS à vérifier auprès de vos services informatiques :
Au niveau des postes :
Mémoire vive d’au moins 4 Go de RAM et processeur récent (1.5Ghz)
Il faut disposer de Windows XP ou supérieure – Windows 10 est conseillé (toutes versions) – Windows Update conseillé
Le port 80 http ne doit pas être utilisé par un autre service
Navigateur : IE Version 9 conseillée ou toute version récente de Chrome ou Firefox. Attention, le logiciel est incompatible avec le navigateur Edge sous Windows 10.
Le port 80 http doit être ouvert vers le site www.conseilxpert.fr
L’utilisation de proxy dans le navigateur web peut bloquer les upload de fichier.
Vérifier auprès du service informatique afin de mettre des exceptions sur les adresses http://127.0.0.1, localhost et les sites distants www.conseilxpert.fr et report.perig.wixiweb.net
Vous pouvez tester l’upload de fichier via le programme testupload.php
 
Pour information, au niveau du logiciel, les produits installés sont :
Wamp 5 -1.7.3 Wamp signifie Windows Apache Mysql Php C:\wamp
Version d’Apache: Apache/2.2.4 (Win32)
Version de PHP: 5.2.1
Version de MySQL: 5.0.27-community-nt
Zend Optimizer Version 3.3.0 C:\Program Files\Zend\ZendOptimizer-3.3.0
Net framework 2.0 C:\windows\system32 c:\windows 

La mise à jour des profils d’un diagnostic permet de modifier les questionnaires sans perdre les réponses déjà saisies. Toutes les questions modifiées doivent être revues ensuite.

Si vous utilisez l’outil Xpert en ligne allez à l’étape 2 (les profils sont toujours à jour) sinon localement sur votre ordinateur il faudra s’assurer que les profils sont à jour dans l’outil

Etape 1 : Sur l’outil local il faut vérifier les profils en base de données

  • Dans la page d’accueil cliquer sur le bouton Mises à jour en bas à gauche
  • La liste de tous les profils connus apparaît avec pour chacun son statut de mise à jour, sélectionnez ceux à mettre à jour
  • Cliquer sur le bouton Mettre à jour puis attendre la fin du traitement

Etape 2 : Dans l’outil il faut aller dans la page d’accueil et cliquer sur Suivi

  • Dans la page qui s’ouvre cliquer sur le bouton Vérifier profils.
  • La liste des profils du diagnostic apparaît avec pour chacun un statut de mise à jour.
  • Si certains nécessitent une mise à jour il faut cliquer sur Mettre à jour les profils en bas

Pour mettre un diagnostic Xpert hors connexion, il faut préalablement avoir installé Xpert en local sur votre ordinateur et en avoir activé la licence.

Vos dossiers en ligne peuvent être rapatrié en local pour travailler sans connexion. Pour cela, accédez à votre Xpert en local

Cliquez sur :

En ligne, sélectionnez le client / Site dans la liste. Puis, récupérer le dossier en local :

Suite au chargement, le dossier est accessible en local et bloqué en ligne.

Il faut tout d’abord une licence valide d’un outil sur son ordinateur et prévoir une salle équipée pour vos clients avec Internet.

  1. Avant la formation, il faut préalablement créer ses clients dans l’outil Xpert (client + site + profils + export dossier à vide)
  2. Ensuite sur sur la plateforme Pigma
    • Il faut ouvrir les accès pour chaque client (onglet Administration, choix de l’outil) et vérifier le mail du client.
    • Cliquer sur l’enveloppe pour envoyer un mail au client dans lequel il y a un lien pour définir son mot de passe.
  3. Pendant la formation, chaque client identifié doit saisir ses paramètres d’accès (siret + mot de passe), valider les conditions générales puis accéder à l’outil concerné et enfin choisir son dossier dans la liste.

Il existe deux cas de figure pour importer un dossier d’un autre conseiller dans un outil de la gamme Xpert. Soit le diagnostic a été réalisé par un collègue de votre « entité » (même référent), soit il vient d’une autre entité.

  1. Si le dossier doit être transféré, il faut se mettre en relation avec le référent de l’outil Xpert. Dans Pigma onglet administration il va migré le dossier dans une interface prévue à cet effet par contre il faut que le dossier soit en ligne.
  2. Si le dossier vient d’une autre entité, vous devez le faire manuellement dans l’outil Xpert. Il faut cliquer sur Configuration dans dans la page d’accueil puis Administration + Importer un dossier et cliquer sur Exécuter. Le format du fichier est .zip.

Cette procédure se fait assez rapidement il faut suivre les points suivants et dans cet ordre :

  • Il faut se rapprocher du service informatique ou du référent de l’outil Xpert concerné. Dans son espace dédié il va mettre votre licence en réinstallation (Sur Pigma aller dans l’onglet Adminstration puis Gestion des licences et cliquer sur le N° de licence à réinstaller. Sur la fenêtre cliquer sur le bouton Réinstallation).
  • Sur l’ancien poste il faut
    • Vérifier que tous les clients sont en ligne (clients grisés) si ce n’est pas le cas il faut exporter tous les diagnostics encore en local
    • Procéder à la désinstallation de l’outil.
  • Sur le nouveau poste il faut installer l’outil Xpert (suivre ce lien).

Il existe deux endroits dans lesquels vous pouvez suivre l’avancement d’un plan d’action, soit dans la plateforme Pigma, soit dans l’outil Xpert.

  1. Dans la plateforme Pigma onglet Plan d’action, vous avez accès à votre plan d’action (si client) ou à la liste de tous les plans d’action (si conseiller). Chaque ligne affiche des informations dont l’avancement et la date de planification. Vous pouvez donc réaliser ou reporter une action et une notification vous sera envoyée.
  2. Dans l’outil Xpert page d’accueil, aller dans suivi et cliquer sur validation des actions. La liste de toutes les actions planifiés, reportés, réalisés apparaît et dans cette interface vous pouvez valider vos actions. Une sauvegarde du diagnostic sera réalisée au préalable.

Dans certains outils de la gamme Xpert comme Santé sécurité il arrive que l’on fasse des dossiers trop volumineux avec beaucoup d’unité de travail et pour chaque profil beaucoup trop d’informations et des photos etc … Voici quelques pistes pour faire des dossiers plus léger et donc plus rapide à éditer ensuite :

  • L’utilisation des photos est à limiter à une trentaine pas dossier maximum c’est juste pour agrémenter le document final.
  • Il faut éviter de mettre plus de 5 ou 6 profils par diagnostic. Si vous en voulez davantage il faut repenser votre entreprise ; vous pouvez fragmenter votre dossier en deux sites ou plus (avec le même SIRET).
  • Il faut éviter de copier/coller des pages entières de documents extérieurs (d’internet principalement) dans les zones de commentaire ou dans le détail des questions ou dans le plan d’action . Privilégiez les liens hypertextes ou résumez à quelques mots.

Dans certaines situations vous ne retrouvez plus le diagnostic d’un client (si conseiller) ou du moins il n’apparaît pas, ou si vous êtes client que faire ?

  1. dans Pigma (onglet Administration, Outils ou Plan d’action) le dossier est absent. Dans ce cas il se peut que le dossier ne soit pas en ligne. Il faut donc se connecter à son outil « local » vérifier que le client existe bien et l’exporter (pour le conseiller) et pour le client il faut contacter son conseiller pour vérifier cette démarche.
  2. Dans Xpert il se peut que le dossier « en local » n’existe pas mais on est sur que le diagnostic a été créé. Il faut donc contacter le référent ou le système informatique de sa structure pour demander un transfert de dossiers (voir cette faq pour le transfert)
  3. Si vous ne trouvez pas sa trace en ayant fait les étapes 1 et 2 mais que vous connaissez le siret il faut nous faire une assistance car nous archivons tous les dossiers depuis 2011 pour tenter de le retrouver.
Tag: Bug

Il se peut qu’un jour vous ne vous rappelez plus de vos paramètres de connexions à la plateforme Pigma.

Pas de panique ! vous pouvez facilement y remédier en allant sur la page d’accueil de Pigma puis suivre ces quelques étapes :

  • cliquer sur Mot de passe perdu et fournir votre adresse mail du moins celle que vous avez utilisé lors de l’inscription de votre licence (si conseiller) ou de votre siret (si client) puis cliquer sur Envoyer.
  • Si il existe plusieurs licences associées à votre compte ou si vous avez plusieurs rôles (conseiller + référent par ex) il faut double cliquer sur la ligne adéquate.
  • Un mail vous sera envoyé automatiquement dans lequel vous aurez un lien à cliquer pour définir un nouveau mot de passe.
Tag: Bug

Après l’installation de l’outil vient la phase d’enregistrement de la licence et vous pouvez être confronté à des messages du serveur :

  • Licence non référencée : la licence saisie n’existe pas dans nos bases.
  • Licence déjà activée : la licence est déjà associée à un autre conseiller

Dans les deux cas contactez votre service informatique ou le référent qui gère votre type d’outil (Santé Sécurité, A360 etc …)

  • En cas d’installation de plusieurs outils un message vous indique que vous êtes déjà référencé dans la base de données de notre extranet. Il faut donc vous authentifier avec vos paramètres d’identification Pigma (conseilxpert.fr). Cela permet de regrouper les accès sous le même compte pour les différents outils.
Tag: Bug

Tout d’abord il n’y a pas de nouvelles fonctionnalités nous avons juste retravaillé le visuel de la page du diagnostic.

Voici les quelques modifications : Pour illustrer avec le profil GLOBALGAP

  • En haut vous retrouvez une bulle d’aide et l’intitulé de la question et en dessous le nom complet du profil en cours
  • Ensuite les zones commentaire et notes ont été agrandies
  • Les boutons de navigations sont plus gros et accessibles en haut à droite et en bas
  • Dans le choix des mesures vous avez en plus de Conforme, Non conforme, Non applicable un nouveau choix Non vu
  • Vous pouvez cocher toutes les réponses d’une colonne d’un coup (C, NC, NA, NV).
  • A chaque type d’écart on a attribué une couleur avec une zone de commentaire propre (seulement dans le diag, pas dans la sortie).
  • Pour certains profils :
    • vous avez une colonne Code (Code Agriculture raisonné)
    • vous pouvez changer également le type d’écart (mineur, majeur, point sensible, non classé).

Il est possible que dans le passé un dossier a été créé (en formation collective par exemple) avec un nom spécifique (client + site) et qu’un jour le nom a changé et que vous souhaitez retrouver le bon dossier.

Si vous êtes conseiller il faut que le dossier à chercher soit en ligne et aller dans l’onglet Plan d’action de Pigma en triant la liste avec le SIRET. Vous allez retrouver l’ancien nom.

Puis dans l’outil Xpert vous n’avez plus qu’à modifier les informations.

Depuis le 15 février 2018 (patch 2.17 Xpert) une refonte complète de l’outil a été mise en place aussi bien ergonomique dans les formulaires du diag que structurelle au niveau de la base de connaissance (question + mesures + précos + notes).

Il est probable que vous possédez encore des dossiers dans l’ancienne version. Il faut donc les mettre à jour avant de reprendre le Document Unique. C’est très simple il faut :

  1. Dans la page d’accueil cliquer sur le bouton Suivi.
  2. Puis cliquer dans Etape 1 : Vérifier les profils. La liste de tous les profils à mettre à jour apparaît et Exécuter

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