Vous pouvez ajouter 50 images maximum par diagnostic et 3 images maximum par question/situation dangereuse.

Les photos seront également visibles tout en bas de la page Tableau de Bord.

Un point d’archive est créé lorsque la mise à jour des profils est réalisée.

Une version d’archive permet de revenir en arrière sur votre diagnostic/plan d’action.

Dans Xpert, vous pouvez :

• Voir une version archivée pour consulter les données de la version
• Attribuer une version archivée pour remplacer la version actuelle

Il arrive que les diagnostics pour plusieurs sites soient ressemblants.

Dans le but de vous faire gagner du temps, vous pouvez dupliquer un diagnostic déjà existant.

Vous avez la possibilité d’imprimer votre diagnostic au format PDF ou Word.

Il est possible de planifier une ou plusieurs actions en même temps.

Pour retrouver votre numéro de licence, suivez ces étapes simples :

1. Cliquez sur l’onglet “Paramètres” dans le menu principal.
2. Ensuite, naviguez vers la section “Licence et Connexion”.
3. Vous y trouverez votre numéro de licence affiché et prêt à être consulté.

C’est tout ! Vous avez maintenant retrouvé votre numéro de licence.

Découvrez toutes les réponses à vos questions sur l’utilisation de l’accès formation en cliquant sur le bouton ci-dessous.

Quand vous ajoutez un nouveau client dans les outils de la gamme Xpert, la procédure se fait en deux étapes. Il faut d’abord créer le client qui représente la base puis un ou plusieurs sites. Un diagnostic par site est réalisé.

• Pour créer un client il suffit de cliquer sur le bouton client de la page d’accueil et compléter le formulaire en saisissant les champs obligatoires (Société, code postal, pays, email principal) puis Enregistrer. A tout moment vous pouvez agrémenter en complétant à nouveau le formulaire en cliquant sur le bouton Modification de la page d’accueil (Étape 1)
• Pour créer un ou plusieurs sites, il faut passer à l’étape 2 et cliquer sur Ajouter. Dans ce formulaire il faut également saisir les informations clés :
  • Sélectionner un auditeur si il n’y en a pas il faut en ajouter un en cliquant sur Ajoute/Modifier .
  • Mettre une date pour le diagnostic soit en la saisissant soit en cliquant sur l’icône calendrier.
  • Saisir le SIRET de l’entreprise (nombre à 14 chiffres). Vous pouvez le trouver sur www.societe.com si vous avez le nom. Sinon il est possible d’avoir une version temporaire du diagnostic en saisissant 11111111111111.
  • Le responsable sécurité est un champs obligatoire
• Dès que ces informations au minimum sont entrées vous faites Enregistrer. Comme pour l’étape 1 vous pouvez modifier les informations du site en cliquant sur Modification.

Cette procédure se fait assez rapidement il faut suivre les points suivants et dans cet ordre :

• Il faut se rapprocher du service informatique ou du référent de l’outil Xpert concerné. Dans son espace dédié il va désactiver la licence.
• En prérequis il faut transférer tous les dossiers du conseiller vers une autre licence du domaine concerné
• Sur Pigma aller dans l’onglet Administration puis Gestion des licences et cliquer sur le N° de licence à désactiver. Sur la fenêtre cliquer sur le bouton Désactivation.
• Dans l’historique de la licence une nouvelle ligne apparaît et dans la colonne Commentaire apparaît Départ.

Sélectionner le dossier concerné par la mise à jour, dans le menu aller dans le menu à gauche dans “Plan d’action > suivi” dans la V2 ou Suivi sur l’accueil de la V1

Etape 1 : Mettre à jour le plan d’action

• Sélectionner les actions validées
• Cliquer sur le bouton « Valider les actions »
• Les actions validées disparaissent du plan d’actions (changement de statut dans le diagnostic : préconisations ==> mesures existantes),
• Vous pouvez passer à l’étape 2 : mise à jour des profils

Etape 2 : Mettre à jour les profils

Actualisation de la base de donnée pour XPERT en local

• Dans la page d’accueil d’Xpert en local cliquer sur le bouton Mises à jour en bas à gauche
• La liste de tous les profils connus apparaît avec pour chacun son statut de mise à jour, sélectionnez ceux à mettre à jour
• Cliquer sur le bouton Mettre à jour puis attendre la fin du traitement

Actualisation d’un dossier sur XPERT en ligne ou en local

La mise à jour des profils d’un diagnostic permet de modifier les questionnaires sans perdre les réponses déjà saisies. Toutes les questions modifiées doivent être revues ensuite.

Sur la page d’accueil, sélectionnez le dossier concerné

Xpert en V1

1. Cliquez sur le bouton Suivi
2. Dans la page qui s’ouvre cliquez sur le bouton Vérifier profils.
3. La liste des profils du diagnostic apparaît avec pour chacun un statut de mise à jour.
4. Si certains nécessitent une mise à jour, cliquez sur Mettre à jour les profils

Xpert en V2

• Sélectionner le client / site
• Cliquer sur Actualisation > Vérifier et actualiser les profils
• Sélectionner les profils à mettre à jour : Nécessite une mise à jour
• Cliquer sur Mettre à jour les profils sélectionnés

Pour mettre un diagnostic Xpert hors connexion, il faut préalablement avoir installé Xpert en local sur votre ordinateur et en avoir activé la licence.

Vos dossiers en ligne peuvent être rapatriés en local pour travailler sans connexion. Pour cela, accédez à votre Xpert en local.

Cliquez sur :

En ligne, sélectionnez le client / Site dans la liste. Puis, récupérer le dossier en local :

Suite au chargement, le dossier est accessible en local et bloqué en ligne.

Pour importer un dossier d’un autre conseiller dans un outil de la gamme XPERT :

Il existe deux endroits dans lesquels vous pouvez suivre l’avancement d’un plan d’action, soit dans la plateforme Pigma, soit dans l’outil Xpert.

1. Dans la plateforme Pigma onglet Plan d’action, vous avez accès à votre plan d’action (si client) ou à la liste de tous les plans d’action (si conseiller). Chaque ligne affiche des informations dont l’avancement et la date de planification. Vous pouvez donc réaliser ou reporter une action et une notification vous sera envoyée.
2. Dans l’outil Xpert page d’accueil, aller dans suivi et cliquer sur validation des actions. La liste de toutes les actions planifiés, reportés, réalisés apparaît et dans cette interface vous pouvez valider vos actions. Une sauvegarde du diagnostic sera réalisée au préalable.

Dans certains outils de la gamme Xpert comme Santé Sécurité, il arrive que l’on fasse des dossiers trop volumineux avec beaucoup d’unités de travail et pour chaque profil beaucoup trop d’informations et de photos.

Voici quelques pistes pour faire des dossiers plus légers et donc plus rapides à éditer :

• L’utilisation des photos est à limiter à une trentaine pas dossier maximum c’est juste pour agrémenter le document final.
• Il faut éviter de mettre plus de 5 ou 6 profils par diagnostic. Si vous en voulez davantage, il faut repenser votre entreprise : vous pouvez fragmenter votre dossier en deux sites ou plus (avec le même SIRET).
• Il faut éviter de copier/coller des pages entières de documents extérieurs dans les zones de commentaire, dans le détail des questions ou dans le plan d’action. Privilégiez les liens hypertextes ou résumez en quelques mots.

Dans certaines situations vous ne retrouvez plus le diagnostic d’un client (si conseiller) ou du moins il n’apparaît pas, ou si vous êtes client que faire ?

1. dans Pigma (onglet Administration, Outils ou Plan d’action) le dossier est absent. Dans ce cas, il se peut que le dossier ne soit pas en ligne. Il faut donc se connecter à son outil “local” puis vérifier que le client existe bien et l’exporter (pour le conseiller). Pour le client, il faut contacter son conseiller pour vérifier cette démarche.
2. Dans Xpert, il se peut que le dossier “en local” n’existe pas mais on est sur que le diagnostic a été créé. Il faut donc contacter le référent ou le système informatique de sa structure pour demander un transfert de dossiers (voir cette faq pour le transfert)
3. Si vous ne trouvez pas sa trace en ayant fait les étapes 1 et 2 mais que vous connaissez le n°SIRET, nous vous invitons à demander une assistance car nous archivons tous les dossiers depuis 2011 pour tenter de le retrouver.

Il se peut qu’un jour, vous ne vous rappelez plus de vos identifiants de connexion à la plateforme Pigma.

Pas de panique ! vous pouvez facilement y remédier en allant sur la page d’accueil de Pigma et en suivant les étapes ci-dessous :

• Cliquer sur Mot de passe perdu et fournir votre adresse mail
  • Vous êtes conseiller : celle que vous avez utilisé lors de l’inscription de votre licence
  • Vous êtes client : votre n°SIRET
• Cliquer sur Envoyer.
• S’il existe plusieurs licences associées à votre compte ou si vous avez plusieurs rôles (conseiller + référent par exemple), il faut faire un double clic sur la ligne adéquate.
• Un mail vous sera envoyé automatiquement avec un lien pour définir un nouveau mot de passe.

Après l’installation de l’outil vient la phase d’enregistrement de la licence et vous pouvez être confronté à des messages du serveur :

• Licence non référencée : la licence saisie n’existe pas dans nos bases.
• Licence déjà activée : la licence est déjà associée à un autre conseiller

Dans les deux cas contactez votre service informatique ou le référent qui gère votre type d’outil (Santé Sécurité, A360 etc …)

• En cas d’installation de plusieurs outils un message vous indique que vous êtes déjà référencé dans la base de données de notre extranet. Il faut donc vous authentifier avec vos paramètres d’identification Pigma (conseilxpert.fr). Cela permet de regrouper les accès sous le même compte pour les différents outils.

Il est possible que dans le passé un dossier a été créé (en formation collective par exemple) avec un nom spécifique (client + site) et qu’un jour le nom a changé et que vous souhaitez retrouver le bon dossier.

Si vous êtes conseiller il faut que le dossier à chercher soit en ligne et aller dans l’onglet Plan d’action de Pigma en triant la liste avec le SIRET. Vous allez retrouver l’ancien nom.

Puis dans l’outil Xpert vous n’avez plus qu’à modifier les informations.

Dans la plateforme Pigma et lorsque vous vous connectez avec les accès référent, vous avez une fonctionnalité d’administration.

Elle vous permet de suivre vos conseillers, les licences, le transfert de dossiers, avoir des indicateurs et produire des documents de synthèse.

Voici très succinctement les fonctions :

• La Gestion des conseillers est utile pour filtrer la liste de toutes les licences des outils et pour les réinstallations de licence sur des nouveaux postes ou pour un départ.
• La Gestion des licences permet de visualiser le statut de toutes les licences, accéder aux informations de la licence et du conseiller et connaître d’autres informations comme la version de l’outil Xpert par exemple ; vous pouvez également ajouter des licences
• La Gestion de groupe permet de créer des groupes de conseillers ou clients afin de publier des fichiers. Attention les infos des membres d’un groupe se voient dans les contacts .
• Le transfert de plan d’action permet de partager son plan d’action avec un autre conseiller du même groupe
• Le suivi des dossiers est un tableau d’indicateurs sur l’ensemble du portefeuille des dossiers avec des filtres par outil et on peut générer des documents
• Le transfert de dossiers permet de couper / coller un dossier d’un conseiller vers un autre, le dossier disparaît donc de l’origine et il faut que le dossier soit en ligne.
• Le plan d’actions voir la question “Comment suivre les actions planifiées d’un diagnostic ?”

Le système documentaire est une fonctionnalité interne de la plateforme permettant de stocker et diffuser des documents.

Seuls les référents et administrateurs peuvent publier des fiches pour les clients et conseillers. Les clients et les conseillers peuvent joindre des fichiers à travers l’arborescence des documents avec leurs droits d’accès spécifiques.

1. Pour ajouter une fiche il faut faire un clique droit sur un dossier et cliquer sur ajouter une fiche puis saisir les informations dans le formulaire et joindre des fichiers éventuellement.
2. Vous pouvez à l’ensemble des documents joints sur les différentes fiches d’un dossier en cliquant sur Accéder à vos document en bas à gauche.
   • pour ajouter un document il faut cliquer sur choisissez un fichier et parcourir le répertoire dans lequel vous voulez joindre les fichiers dans une fiche précise et choisir les clients qui pourront y accéder et envoyer.
3. Dans les fiches, vous avez des fonctions permettant de modifier, supprimer des documents joints (icônes crayon et poubelle)

1. Connectez-vous sur PIGMA (https://www.conseilxpert.fr/), dans la section “Administration“.

• Vous aurez la possibilité de visualiser tous les clients qui sont associés à votre licence. Depuis cet espace, vous pouvez attribuer les accès souhaités.

• XPERT : donner accès à l’application pour consulter/gérer son diagnostic : https://www.conseilxpert.fr/xpertenligne/v2/auth/login/
• Pigma : donner accès au système documentaire et à l’espace de connexion : https://www.conseilxpert.fr/
• Mail : Recevoir les notifications par mail des échéances du plan d’action

Si votre client doit gérer son accès en autonomie, cochez les 3 cases afin qu’il puisse également recevoir les alertes sur les échéances de ces actions.

Si vous accompagnez votre client dans le cadre d’une formation, cochez les 2 premières cases Xpert et Pigma.

• Afin que votre client puisse configurer son accès, cliquez sur le crayon pour pouvoir indiquer son adresse mail

• Puis cliquez sur l’enveloppe pour envoyer le mail de récupération du mot de passe.

• Dans l’e-mail, le client trouvera son identifiant (qui correspond à son SIRET), et en cliquant le lien fourni, il pourra modifier son mot de passe.

• Votre accès client est maintenant ouvert.

Pour importer un dossier d’un autre conseiller dans un outil de la gamme XPERT :

Il existe deux endroits dans lesquels vous pouvez suivre l’avancement d’un plan d’action, soit dans la plateforme Pigma, soit dans l’outil Xpert.

1. Dans la plateforme Pigma onglet Plan d’action, vous avez accès à votre plan d’action (si client) ou à la liste de tous les plans d’action (si conseiller). Chaque ligne affiche des informations dont l’avancement et la date de planification. Vous pouvez donc réaliser ou reporter une action et une notification vous sera envoyée.
2. Dans l’outil Xpert page d’accueil, aller dans suivi et cliquer sur validation des actions. La liste de toutes les actions planifiés, reportés, réalisés apparaît et dans cette interface vous pouvez valider vos actions. Une sauvegarde du diagnostic sera réalisée au préalable.

Il peut arriver qu’un plan d’action du diagnostic d’un client apparaît plusieurs fois avec des doublons dans les actions, des échéances et planifications.

C’est souvent provoqué par le transfert d’un dossier Xpert entre deux conseillers. Le diagnostic initial garde le même SIRET mais la licence est différente donc à l’exportation une nouvelle instance est crée sur la plateforme.

Pour y remédier il faut supprimer tous les plan d’actions connus dans Pigma (en s’assurant au préalable que les actions n’ont plus de liens avec le diag xpert) en allant dans l’onglet Plan d’action puis choix de l’outil :

• Un tableau apparaît avec la liste des clients et dans la première colonne cliquer sur Liste des diagnostics (icône en jaune)

• Puis dans la modal qui apparaît cliquer sur Supprimer à la ligne du diagnostic autant de fois qu’il y a de n-uplet
• Ensuite retourner dans l’outil Xpert en ligne et réexporter le diagnostic

Dans certaines situations vous ne retrouvez plus le diagnostic d’un client (si conseiller) ou du moins il n’apparaît pas, ou si vous êtes client que faire ?

1. dans Pigma (onglet Administration, Outils ou Plan d’action) le dossier est absent. Dans ce cas, il se peut que le dossier ne soit pas en ligne. Il faut donc se connecter à son outil “local” puis vérifier que le client existe bien et l’exporter (pour le conseiller). Pour le client, il faut contacter son conseiller pour vérifier cette démarche.
2. Dans Xpert, il se peut que le dossier “en local” n’existe pas mais on est sur que le diagnostic a été créé. Il faut donc contacter le référent ou le système informatique de sa structure pour demander un transfert de dossiers (voir cette faq pour le transfert)
3. Si vous ne trouvez pas sa trace en ayant fait les étapes 1 et 2 mais que vous connaissez le n°SIRET, nous vous invitons à demander une assistance car nous archivons tous les dossiers depuis 2011 pour tenter de le retrouver.

Il se peut qu’un jour, vous ne vous rappelez plus de vos identifiants de connexion à la plateforme Pigma.

Pas de panique ! vous pouvez facilement y remédier en allant sur la page d’accueil de Pigma et en suivant les étapes ci-dessous :

• Cliquer sur Mot de passe perdu et fournir votre adresse mail
  • Vous êtes conseiller : celle que vous avez utilisé lors de l’inscription de votre licence
  • Vous êtes client : votre n°SIRET
• Cliquer sur Envoyer.
• S’il existe plusieurs licences associées à votre compte ou si vous avez plusieurs rôles (conseiller + référent par exemple), il faut faire un double clic sur la ligne adéquate.
• Un mail vous sera envoyé automatiquement avec un lien pour définir un nouveau mot de passe.

Il est possible que dans le passé un dossier a été créé (en formation collective par exemple) avec un nom spécifique (client + site) et qu’un jour le nom a changé et que vous souhaitez retrouver le bon dossier.

Si vous êtes conseiller il faut que le dossier à chercher soit en ligne et aller dans l’onglet Plan d’action de Pigma en triant la liste avec le SIRET. Vous allez retrouver l’ancien nom.

Puis dans l’outil Xpert vous n’avez plus qu’à modifier les informations.